Afspraken

Bied bezoekers van je website de mogelijkheid via je site afspraken in te plannen. Maak eenvoudig een rooster aan en geef hierin je beschikbaarheid weer. Bepaal ook hoe lang de afspraken die bezoekers inplannen mogen duren en of je deze eerst nog wilt bevestigen voor ze definitief zijn. Daarnaast beheer en bewerk je je beschikbaarheid en afspraken eenvoudig direct vanuit het CMS.

Componenten

  • Rooster; overzicht van beschikbaarheid voor afspraken en gemaakte afspraken.
    • Afspraak; automatisch component dat het mogelijk maakt dat bezoekers via een formulier afspraken kunnen maken.

1. Rooster toevoegen

Via de boomstructuur
Klik in de boomstructuur de pagina aan waar je het rooster onder wilt hangen. Ga naar het tabblad onderliggende pagina's. Selecteer in het uitklapveld rooster en klik op toevoegen.

Via de module
Open de module afspraken. Klik in het linkermenu op de knop 'rooster toevoegen'. Er verschijnt een uitklapveld. Selecteer in dit uitklapveld waar het nieuwe rooster op je website moet staan.

2. Rooster instellingen

Het instellen van een roosterspecificaties is uitgewerkt in 10-stappen:

Stap1 - nieuwe afspraken
Vink aan of je afspraken die bezoekers via je website maken automatisch geaccepteerd moeten worden of dat deze eerst als verzoek worden aangemaakt en jij ze nog moet bevestigen.

Stap 2 - duur
Vul hier de vaste lengte van afspraken in. Als een bezoeker nu een afspraak maakt, zal dit automatisch een afspraak zijn van het aantal minuten dat je hier invult. Vul je niets in, dan duurt een afspraak standaard 30 minuten.

Stap 3 - frequentie
Vul hier in op welke tijdstippen afspraken kunnen beginnen. Vul bijvoorbeeld '15 minuten' in, dan kunnen nieuwe afspraken vanaf (0:00 uur) elk kwartier worden ingepland (dus 0:00, 0:15, 0:30, 0:45, etc). Kirra neemt standaard middernacht als startpunt en houdt daarnaast natuurlijk rekening met de beschikbaarheid die je in het rooster hebt aangegeven. Dus als je pas vanaf 9:00 uur beschikbaar bent kan de eerste afspraak om 9:00 uur plaatsvinden en de tweede om 9:15 uur etc. 

Stap 4 - periode waarin afspraken gemaakt mogen worden
Stel in vanaf en tot hoever van tevoren bezoekers van je website afspraken kunnen maken en aanpassen. Je kunt dit instellen in seconden, minuten, uren, dagen of weken. 

Stap 5 - aantal afspraken tegelijk
Stel in hoeveel afspraken er op hetzelfde moment kunnen plaatsvinden. 

Stap 6 - Bevoegdheid om afspraken te maken
Bepaal wie op je website toegang hebben om afspraken te maken. Dit kan iedereen zijn, maar je kunt hier ook een selecte groep van ingelogde gebruikers toegang geven. 

Stap 7 - Aantal aanvragen per bezoeker
Vul in hoeveel afspraken elke bezoeker maximaal tegelijk mag aanvragen. Stel je vult hier 1 in: Iemand kan nu 1 afspraak aanvragen en mag pas weer een nieuwe afspraak inplannen nadat deze gemaakte afspraak is geweest. 

Stap 8 - Wijzigingen toestaan
Vink aan/uit of bezoekers van je site de geaccepteerde afspraken die met hen staan ingepland ook mogen wijzigen. 

Stap 9 - Nieuwe afspraken doorsturen
Vul in welke collega's een bericht ontvangen op het moment dat er nieuwe afspraken worden aangevraagd/ingepland. 

Stap 10 - Bevestigingstekst afspraak
Typ hier het bericht dat getoond wordt nadat een bezoeker een afspraak heeft gemaak. Dit bericht wordt getoond in het scherm nadat iemand een afspraak gemaakt heeft én in de bevestigingse-mail die men ontvangt na het aanvragen van een afspraak. 

3. Beschikbaarheid in rooster aangeven

Je ziet de zeven dagen van de week in een rooster weergegeven. Door te slepen op de dagen kan je blokken toevoegen die je beschikbaarheid aanduiden. Maak bijvoorbeeld twee blokken tussen 9:00 en 17:00 uur met een pauze er tussen van 12:00 uur tot 13:00 uur, zodat er geen afspraken tijdens de lunch ingepland kunnen worden. 

Je vult dit beschikbaarheidsschema eenmalig in, waarna je het rooster online kan laten staat zolang dit schema geldt.

Let op: wanneer je hebt ingevuld dat afspraken vanaf elke 30 minuten kunnen beginnen, dan kan je in je beschikbaarheid ook alleen vanaf halve uren beschikbaar zijn. Je kunt dan dus wel van 08:30 uur tot 12:00 uur beschikbaar zijn, maar niet va 8:45 uur tot 12:15.

4. De rest van de pagina invullen

De roosterpagina fungeert daarnaast als reguliere pagina op de website, dus normale componenten zoals afbeeldingen en alinea's kunnen op de gebruikelijke manier worden toegevoegd aan de diverse containers op de pagina.

5. Afspraken toevoegen, bewerken en bevestigen vanuit het CMS

Bezoekers van je website kunnen afspraken maken, maar vanuit het CMS kan je zelf ook afspraken toevoegen en/of bewerken.

Open de module afspraken. Selecteer in het linkermenu bovenin het rooster waarin je afspraken wilt toevoegen en/of bewerken. Je ziet vervolgens het beschikbaarheidsrooster en de reeds gemaakte afspraken in je schem. Afspraken die zijn geaccepteerd zijn groen, afspraakverzoeken die wachten op acceptatie zijn oranje. 

Afspraak toevoegen
Klik in het rooster de tijd aan waarop je een afspraak wilt inplannen. Er verschijnt een venster waarin je de specificaties van de nieuwe afspraak kan invullen. Klik op opslaan om de nieuwe afspraak op te slaan. 

Afspraak bewerken
Klik in het rooster de afspraak aan die je wilt bewerken. Er verschijnt een venster waarin je de specificaties van de afspraak kan aanpassen. Klik op opslaan om de wijzigingen op te slaan. 

Afspraak accepteren
Klik in het rooster de afspraakverzoek(oranje!) aan dat je wilt accepteren. Er verschijnt een venster waarin je de specificaties van de afspraak kan aanpassen. Verander de status in 'Geaccepteerd' en sla de bewerking op. (bij elk nieuw afspraakverzoek krijgt de Kirra-gebruiker die je bij stap 9 van de roosterinstellingen hebt ingevuld ook een mail. Het is ook mogelijk om meteen vanuit deze mail de afspraak te accepteren)

6. Afspraken weigeren/annuleren

Wil je een afspraakverzoek weigeren of een reeds gemaakte afspraak annuleren? Dit werkt op dezelfde manier: Open de module afspraken. Selecteer in het linkermenu bovenin het rooster waarin je afspraken wilt weigeren/annuleren. Je ziet vervolgens het rooster en de reeds gemaakte afspraken en afspraakverzoeken in je scherm. Klik in het rooster de afspraak of het afspraakverzoek aan dat je wilt annuleren. Er verschijnt een venster met de specificaties van de afspraak of het afspraakverzoek. om te annuleren/weigeren klik onderin op 'afspraak annuleren'. De bezoeker die deze afspraak had gemaakt krijgt automatisch bericht van de annulering. 

7. Afspraken in lijstweergave bekijken en beheren

Het kan handiger zijn om een lijst te hebben van alle afspraken zodat je bijvoorbeeld in afspraken kunt zoeken. Open de module afspraken. Klik in het linkermenu op 'overzicht van afspraken' en er verschijnt een lijst met alle afspraken in tabelvorm. Je kunt sorteren op begintijd, eindtijd, status, naam, etc. Dit doe je door op de kolomtitel te klikken. Wil je bijvoorbeeld sorteren op status? Dan klik je op het woord status en daarna komen alle soortgelijke statussen bij elkaar te staan. Vanuit deze lijst kan je afspraken ook bewerken door achter de afspraak op de knop bewerken te klikken. 

8. Rooster agenderen

Open de module Afspraken. Selecteer het rooster dat je wilt agenderen en klik op rooster bewerken. Ga nu naar het tabblad eigenschappen en vul de publicatiedata in bij publiceren vanaf en publiceren tot. 

Het antwoord op je vraag niet gevonden? Neem dan contact op met je internetpartner of stuur ons je vraag.